「もらったら終わり」ではない補助金の現実
補助金という言葉には、「お金がもらえる」「助けてもらえる」といったポジティブな印象があります。特に外国人経営者にとって、制度をうまく活用できれば大きな力になります。しかし、実際の補助金制度には多くのルールと責任が伴います。中でも意外と見落とされがちなのが、「報告義務」です。補助金は給付金とは異なり、事後にしっかりと実績を報告することが求められます。提出書類が不十分だったり、使い方に問題があった場合、最悪の場合は補助金の返還を命じられることさえあるのです。
外国人経営者が陥りやすい“落とし穴”とは
日本語の壁、制度の複雑さ、事務処理への不慣れ——こうした背景から、外国人経営者が補助金の報告義務を軽視してしまうケースは少なくありません。たとえば、次のようなトラブルが現場で見られます。領収書を紛失してしまい、経費の証明ができない。店舗改装を行ったが、写真を撮り忘れてしまった。契約書が英語のままで、審査側に内容が伝わらない。家族に業務委託をしてしまい、経費として認められなかった。これらはすべて、補助金の「対象経費ではない」と判断されるリスクを含んでいます。結果として、補助金の一部あるいは全額の返還を求められるケースもあるのです。
報告書は“審査”の延長である
補助金の採択が決まったからといって、すぐに安心はできません。むしろそこからが本番です。交付決定通知が出た後、申請者は事業を実施し、その経費の内容や成果を「実績報告書」として提出しなければなりません。実績報告書では、補助対象となった支出の領収書や請求書、支払い記録（通帳写しなど）、作業写真、納品書など、多くの証拠資料が求められます。これらが揃ってはじめて、国や自治体は「問題なく補助金が使われた」と判断するのです。つまり、報告書の不備は補助金の“失効”につながる重大なリスクをはらんでいます。経営者自身がこの意識を持つことが何より重要です。
専門家を味方につけるという選択
報告義務を正しく果たすには、事前準備と知識が欠かせません。特に日本語での書類作成や経費区分の判断に不安がある場合、行政書士などの専門家に相談することは非常に有効です。行政書士は補助金制度に精通しており、交付申請から実績報告まで一貫した支援が可能です。外国人経営者にとっては、翻訳だけでなく「どう見られるか」を踏まえた文書作成も大きな助けになるでしょう。補助金を“返さない”ために、そして“活かす”ために。報告義務を他人事にせず、自分の事業の一部としてしっかり向き合うことが、成功への第一歩となります。
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